Ein Team im Außeneinsatz weiß fast immer mehr über einen Ort als eine Person, die den Plan vom Schreibtisch aus betrachtet. Bei der Grünpflege fällt eine beschädigte Bank auf. Bei der Abfallentsorgung wird ein umgestürzter Behälter oder eine illegale Ablagerung entdeckt. Während einer Kontrolle zeigt sich ein Baum, der entfernt werden muss, ein neues Infrastrukturelement oder ein Hindernis, das die geplante Arbeit verhindert.
Das Problem ist nicht, solche Dinge zu bemerken. Es beginnt kurz danach, wenn die Information zur Person zurückkommen muss, die den Plan verwaltet. Meist geschieht das per Telefon, mit einem Foto im Messenger oder als Notiz am Ende des Arbeitstags. Dazu kommt eine Beschreibung wie „am Tor beim Parkplatz“, „hinter der zweiten Einfahrt“ oder „beim großen Baum auf der Straßenseite“.
Für die Person, die dort steht, ist eine solche Beschreibung eindeutig. Für einen Koordinator, der mehrere Teams und Dutzende Orte betreut, muss sie das nicht sein. Die Karte muss geöffnet, der wahrscheinliche Standort gefunden, die Meldung übertragen, das Foto gespeichert und alles so zusammengeführt werden, dass daraus später ein Auftrag entstehen kann. Manchmal gelingt das, manchmal ist ein weiterer Anruf nötig und manchmal bleibt die Meldung im Nachrichtenverlauf liegen.
Was nicht im Plan steht, bleibt häufig auf den Telefonen
Ein Arbeitsplan beschreibt gut, was vor dem Einsatz bekannt ist. Er zeigt zu mähende Flächen, Abfallpunkte, zu kontrollierende Infrastruktur oder Orte, an denen bestimmte Arbeiten vorgesehen sind. Er kann jedoch nicht alles vorwegnehmen, was die Mitarbeiter vor Ort tatsächlich antreffen.
Gerade deshalb sind Informationen aus dem Gelände wertvoll. Wer täglich durch einen Park geht, Straßenzüge betreut oder auf einem großen Areal arbeitet, wird automatisch zu einer Quelle für Wissen über dessen aktuellen Zustand. Ohne einen festgelegten Weg, dieses Wissen zu erfassen, entsteht jedoch ein paralleler Informationsfluss außerhalb des eigentlichen Plans.
Das Foto einer beschädigten Bank bleibt im Messenger, der Standort wird in einer Nachricht beschrieben und der Name der meldenden Person muss später aus dem Gesprächsverlauf rekonstruiert werden. Wird der Vorgang nicht sofort in das richtige Verzeichnis übertragen, lässt sich nach einigen Tagen nur schwer feststellen, ob sich bereits jemand darum gekümmert hat. Noch ungünstiger ist es, wenn die Ortsbeschreibung nicht ausreicht und der Standort bei einem weiteren Außentermin überprüft werden muss.
Die Kosten dieser Lücke bestehen deshalb nicht nur aus zusätzlicher Verwaltungsarbeit. Manchmal ist eine zweite Fahrt allein nötig, um festzustellen, wo ein Foto aufgenommen wurde. Ebenso wichtig ist, dass nach Abschluss des Vorgangs häufig kein geordneter Nachweis darüber bleibt, was gefunden wurde, wo es sich befand und wer es zuerst gemeldet hat.
Eine Meldung aus dem Gelände kann sofort Teil des Plans werden
Bisher verlief die natürliche Informationsrichtung eines Plans vor allem vom Koordinator zum Auftragnehmer. Die verantwortliche Person bereitete den Umfang vor, markierte Orte auf der Karte und stellte dem Auftragnehmer anschließend die für die Ausführung benötigte Ansicht bereit. Informationen aus dem Gelände kamen über einen anderen Weg zurück.
In PlanPlace kann derselbe freigegebene Plan nun auch Informationen in die Gegenrichtung aufnehmen. Der Koordinator sendet dem Auftragnehmer weiterhin einen passwortgeschützten Link, kann in den Einstellungen dieser konkreten Freigabe jedoch das Hinzufügen neuer Objekte erlauben. Die Berechtigung wird für jeden Auftragnehmer separat vergeben und kann jederzeit wieder entzogen werden.
Das ist wichtig, weil die Möglichkeit zur Ergänzung des Plans nicht für alle Personen geöffnet werden muss, die Zugriff erhalten. Ein Auftragnehmer kann Meldungen aus dem Gelände hinzufügen dürfen, während ein anderer ausschließlich mit dem vom Auftraggeber vorbereiteten Plan arbeitet. Der Koordinator behält damit die Kontrolle darüber, von wem neue Informationen in den Plan gelangen.
Der Standort stammt von dem Ort, an dem der Auftragnehmer tatsächlich steht
Der schwierigste Teil einer Meldung aus dem Gelände ist häufig nicht die Beschreibung des Problems, sondern seine Position. Ein Foto zeigt einen beschädigten Abfallbehälter oder ein Hindernis deutlich, sagt aber oft nicht, wo es aufgenommen wurde. Auch das manuelle Setzen eines Punktes auf einem kleinen Smartphone-Bildschirm würde besonders auf großen Flächen Raum für Fehler lassen.
Deshalb wird ein vom Auftragnehmer hinzugefügtes Objekt nicht mit dem Finger auf der Karte platziert. Seine Position ergibt sich aus dem aktuellen Standortsignal des Telefons der meldenden Person. PlanPlace verwendet dabei eine GPS-Meldung, die höchstens zwei Minuten alt ist, sodass der Punkt dort entsteht, wo sich der Auftragnehmer befindet, und nicht dort, wo er sich erinnert, einige Zeit zuvor gestanden zu haben.
Diese Begrenzung ist beabsichtigt. Bei einer Bestandsaufnahme durch Auftragnehmer liegt der Wert einer Meldung gerade darin, dass die Information vor Ort entsteht. Der Standort wird nicht später aus Erinnerung, Nachricht oder Foto rekonstruiert, sondern stammt von dem Ort, an dem sich die meldende Person befand.
Der Koordinator sieht die Meldung in dem Moment, in dem sie entsteht
Im klassischen Informationsfluss können zwischen dem Entdecken eines Problems und seinem Erscheinen auf der richtigen Karte mehrere Stunden oder sogar Tage liegen. Zuerst muss der Auftragnehmer die Nachricht übermitteln, dann muss sie auf Auftraggeberseite gelesen und anschließend in das Werkzeug übertragen werden, in dem der Plan geführt wird. Jede dieser Stationen ist ein Punkt, an dem eine Meldung liegen bleiben kann.
Wird die Meldung direkt vom Auftragnehmer hinzugefügt, erscheint das Objekt sofort auf der Karte des Koordinators. Die Seite muss nicht aktualisiert und die Information nicht manuell übertragen werden. Findet ein Team während seiner Arbeit illegal abgelagerten Müll, beschädigte Infrastruktur oder zusätzlichen Handlungsbedarf, kann der Koordinator den neuen Punkt in dem Moment sehen, in dem er gemeldet wird.
Vor allem die Qualität der Information verändert sich. GPS-Position, Objektname, Beschreibung und – sofern vom Auftragnehmer hinzugefügt – Fotos vom Ort befinden sich zusammen an einer Stelle. Ein Foto aus einem Messenger muss nicht mehr nachträglich einem manuell auf der Karte gesetzten Punkt zugeordnet werden.
Fotos aus solchen Meldungen werden auf den gemeinsamen Fotopool der Organisation angerechnet. Über eine einzelne Freigabe können höchstens sechzig Fotos pro Stunde übertragen werden, was bei der Planung des Einsatzes durch größere Teams berücksichtigt werden sollte.
Auf der Karte bleibt sichtbar, woher ein Objekt stammt
Wird ein Plan über längere Zeit weitergeführt, kann er nach einigen Wochen sowohl Elemente enthalten, die das Team zuvor eingetragen hat, als auch Objekte, die Auftragnehmer während ihrer Arbeit entdeckt haben. Ohne eine Unterscheidung dieser Quellen wäre schnell unklar, welche Punkte zur vorherigen Bestandsaufnahme gehören und welche später aus dem Gelände gemeldet wurden.
Von Auftragnehmern hinzugefügte Objekte erhalten deshalb ein eigenes Symbol in Form eines Schutzhelms. Diese Kennzeichnung bleibt dauerhaft am Objekt. Schon beim Betrachten der Karte lässt sich dadurch unterscheiden, was das eigene Team angelegt hat und was aus dem Außeneinsatz stammt. Beim Öffnen des Objekts sieht der Koordinator außerdem den Namen des Auftragnehmers, der es gemeldet hat.
Das ist eine kleine Information, aber für die Verlässlichkeit des Plans wichtig. Auch Monate später muss nicht aus der Korrespondenz rekonstruiert werden, woher ein bestimmter Punkt stammt. Im Plan bleibt festgehalten, dass das Objekt aus dem Gelände hinzugefügt wurde und welcher Auftragnehmer die Meldung erstellt hat.
Gleichzeitig erscheinen diese Meldungen nicht im gewöhnlichen öffentlichen Plan, der einem größeren Personenkreis zugänglich gemacht wird. Sie bleiben in der Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Arbeitsinformationen aus dem Gelände werden damit nicht automatisch Bestandteil einer Ansicht, die lediglich für die öffentliche Einsicht vorgesehen ist.
Jeder Auftragnehmer arbeitet mit seinen eigenen Meldungen
Wenn mehrere Unternehmen dasselbe Gebiet betreuen, würde ein neues Problem entstehen, wenn alle Teams die Meldungen der anderen sehen und bearbeiten könnten. Ein für Grünflächen zuständiges Unternehmen benötigt keinen vollständigen Überblick über Objekte, die ein Auftragnehmer aus einem anderen Leistungsbereich hinzugefügt hat. Es sollte dessen Informationen auch nicht versehentlich ändern oder löschen können.
Ein Auftragnehmer sieht im freigegebenen Plan deshalb ausschließlich die Objekte, die er selbst gemeldet hat. Meldungen anderer Auftragnehmer sind für ihn nicht sichtbar. Der Koordinator behält dagegen die Ansicht, die er benötigt, um Informationen aus verschiedenen Teams zu verwalten.
Der Auftragnehmer kann zu seinem eigenen Objekt zurückkehren, den Namen oder die Notiz korrigieren oder eine irrtümlich angelegte Meldung löschen. Fehler lassen sich damit berichtigen, ohne den Koordinator bei jeder kleinen Änderung einzubeziehen. Die Verantwortung des Auftragnehmers bleibt zugleich auf die von ihm selbst eingetragenen Informationen begrenzt.
Diese Trennung ist besonders wichtig, wenn derselbe Plan mehreren externen Unternehmen als Bezugspunkt dient. Aus Sicht des Auftragnehmers bleibt der Bereich seiner eigenen Meldungen übersichtlich, während aus Sicht des Koordinators die Informationen der verschiedenen Teams weiterhin auf einer gemeinsamen Karte zusammenlaufen.
Eine eigene Meldung kann korrigiert, aber nicht aus einer geplanten Arbeit entfernt werden
Eine Information aus dem Gelände kann schnell mehr als nur eine Beobachtung werden. Meldet ein Auftragnehmer eine beschädigte Bank, kann der Koordinator entscheiden, dass eine Reparatur erforderlich ist, und das Objekt mit einer Arbeit im Zeitplan verbinden. Ab diesem Moment baut ein weiterer organisatorischer Schritt auf dieser Meldung auf.
In dieser Situation kann der Auftragnehmer das Objekt nicht mehr selbst löschen. Beim Versuch erscheint ein Hinweis, dass das Objekt im Zeitplan verwendet wird und Kontakt mit dem Auftraggeber aufgenommen werden soll. Dadurch verschwindet ein Punkt, dem bereits eine Arbeit zugeordnet wurde, nicht einfach aus dem Plan, weil die Person, die ihn ursprünglich gemeldet hat, ihren Eintrag löschen möchte.
Damit werden zwei Verantwortungsbereiche getrennt. Der Auftragnehmer bleibt für seine Meldung verantwortlich und kann sie korrigieren, solange sie eine Information aus dem Gelände ist. Sobald der Koordinator sie als Grundlage für weitere Arbeitsplanung verwendet, wird das Objekt Teil eines Prozesses, von dem weitere Absprachen abhängen.
In der Praxis schützt dies den Zeitplan davor, sein Bezugsobjekt ohne Wissen der verantwortlichen Person zu verlieren. Eine Änderung bleibt möglich, erfordert dann aber eine Abstimmung zwischen den Beteiligten statt einer einseitigen Löschung.
Die Bestandsaufnahme kann während der normalen Arbeit entstehen
Eine klassische Bestandsaufnahme im Gelände ist häufig ein eigenes Projekt. Mitarbeiter müssen losgeschickt, Informationen gesammelt, Fotos gemacht, Standorte beschrieben und die Ergebnisse später in die richtige Karte oder das passende Verzeichnis übertragen werden. Viele dieser Informationen werden jedoch ohnehin von Menschen wahrgenommen, die täglich draußen arbeiten.
Ein Mähteam kommt an Bänken, Abfallbehältern und Bäumen vorbei. Mitarbeiter der Abfallentsorgung besuchen regelmäßig dieselben Punkte in der Stadt. Auftragnehmer für Infrastruktur sehen deren Zustand während der Ausführung ihrer eigentlichen Aufträge. Können sie Informationen über ihre Beobachtungen direkt im Plan hinterlassen, entsteht ein Teil der Bestandsaufnahme als Ergebnis der täglichen Arbeit und nicht als gesonderte Aktion.
Das bedeutet nicht, dass jede Beobachtung automatisch zu einer auszuführenden Aufgabe wird. Der Koordinator entscheidet weiterhin, welchen Auftragnehmern er das Hinzufügen von Objekten erlaubt und wie er anschließend mit den eingegangenen Informationen umgeht. PlanPlace stellt hier einen gemeinsamen Ort bereit, an dem eine Beobachtung aus dem Gelände zusammen mit Standort, Beschreibung, Foto und Angaben zum Urheber festgehalten werden kann.
Bisher beantwortete ein Plan vor allem die Frage, was ein Team an einem bestimmten Ort vorfinden und erledigen soll. Nun kann er auch erfassen, was der Koordinator vor Beginn der Arbeiten nicht vorhersehen konnte. Die Information kommt nicht mehr als Foto ohne Zusammenhang und aus dem Gedächtnis rekonstruierte Ortsbeschreibung zurück. Sie bleibt auf derselben Karte, auf der die Arbeit organisiert wird, und ergibt mit der Zeit ein immer vollständigeres Bild dessen, was sich tatsächlich vor Ort befindet.
