Ekipa wysłana do pracy w terenie niemal zawsze wie o nim więcej niż osoba patrząca na plan zza biurka. Podczas koszenia zieleni pracownik zauważa uszkodzoną ławkę. Przy odbiorze odpadów znajduje przewrócony kosz albo nielegalne wysypisko. W czasie przeglądu terenu pojawia się drzewo wymagające wycinki, nowy element infrastruktury albo przeszkoda, przez którą zaplanowanej pracy nie da się wykonać zgodnie ze zleceniem.
Problemem nie jest samo zauważenie takiej rzeczy. Problem zaczyna się chwilę później, kiedy informacja musi wrócić do osoby zarządzającej planem. Najczęściej wraca telefonem, zdjęciem przesłanym w komunikatorze albo notatką przekazaną pod koniec dnia. Do zdjęcia dochodzi opis: „koło bramy przy parkingu”, „za drugim wjazdem”, „przy dużym drzewie od strony ulicy”.
Dla osoby stojącej w tym miejscu taki opis jest oczywisty. Dla koordynatora, który obsługuje kilka ekip i kilkadziesiąt lokalizacji, już niekoniecznie. Trzeba otworzyć mapę, odnaleźć prawdopodobne miejsce, przepisać zgłoszenie, zapisać zdjęcie i połączyć wszystkie te informacje w coś, na podstawie czego można później zlecić pracę. Czasem się to udaje, czasem trzeba zadzwonić ponownie, a czasem zgłoszenie zostaje w historii wiadomości i nikt do niego nie wraca.
To, czego nie ma w planie, zwykle zostaje w telefonach
Plan prac dobrze opisuje to, o czym wiadomo przed wyjazdem ekipy. Pokazuje tereny przeznaczone do koszenia, punkty odbioru odpadów, elementy infrastruktury wymagające kontroli czy miejsca, w których zaplanowano konkretne zadania. Nie jest jednak w stanie przewidzieć wszystkiego, co pracownicy zastaną na miejscu.
Właśnie dlatego informacje z terenu mają dużą wartość. Osoba, która codziennie przechodzi przez park, obsługuje kolejne ulice albo wykonuje prace na rozległym terenie, naturalnie staje się źródłem wiedzy o jego aktualnym stanie. Tyle że bez ustalonego sposobu zbierania tej wiedzy powstaje równoległy obieg informacji, który nie ma wiele wspólnego z właściwym planem.
Zdjęcie uszkodzonej ławki zostaje w komunikatorze, lokalizacja jest opisana w wiadomości, a nazwisko osoby zgłaszającej trzeba później odtworzyć z historii rozmowy. Jeżeli sprawa nie zostanie od razu przepisana do właściwego rejestru, po kilku dniach trudno ustalić, czy ktoś już się nią zajął. Jeszcze gorzej jest wtedy, gdy opis miejsca okazuje się niewystarczający i lokalizację trzeba zweryfikować podczas kolejnego wyjazdu.
Koszt takiej luki nie wynika więc tylko z dodatkowej pracy administracyjnej. Czasem oznacza drugi przejazd wyłącznie po to, żeby ustalić, gdzie dokładnie zrobiono zdjęcie. Co równie ważne, po rozwiązaniu sprawy często nie pozostaje uporządkowany ślad mówiący, co zostało znalezione, gdzie się znajdowało i kto pierwszy zgłosił problem.
Zgłoszenie z terenu może od razu stać się częścią planu
Do tej pory naturalny kierunek pracy z planem prowadził przede wszystkim od koordynatora do wykonawcy. Osoba zarządzająca przygotowywała zakres, zaznaczała miejsca na mapie, a następnie udostępniała wykonawcy widok potrzebny do realizacji zlecenia. Informacja z terenu wracała już inną drogą.
W PlanPlace ten sam udostępniony plan może teraz służyć również do przekazywania informacji w przeciwnym kierunku. Koordynator nadal wysyła wykonawcy link zabezpieczony hasłem, ale w ustawieniach konkretnego udostępnienia może zezwolić na dodawanie nowych obiektów. Uprawnienie jest nadawane osobno dla każdego wykonawcy i może zostać w dowolnym momencie cofnięte.
Ma to znaczenie, ponieważ możliwość uzupełniania planu nie musi być otwierana wszystkim osobom, które otrzymały do niego dostęp. Jeden wykonawca może mieć zgodę na prowadzenie zgłoszeń z terenu, a inny korzystać wyłącznie z planu przygotowanego przez zleceniodawcę. Koordynator zachowuje więc kontrolę nad tym, od kogo plan może przyjmować nowe informacje.
Lokalizacja pochodzi z miejsca, w którym faktycznie stoi wykonawca
Najbardziej problematyczną częścią zgłoszeń terenowych zwykle nie jest opis problemu, ale jego lokalizacja. Zdjęcie dobrze pokazuje uszkodzony kosz czy przeszkodę na drodze, lecz często nie mówi, gdzie zostało wykonane. Ręczne wskazanie miejsca na małym ekranie telefonu również pozostawiałoby sporo miejsca na pomyłkę, szczególnie na rozległym terenie.
Dlatego obiekt dodawany przez wykonawcę nie jest ustawiany palcem na mapie. Jego położenie wynika z bieżącej lokalizacji telefonu osoby dokonującej zgłoszenia. PlanPlace korzysta przy tym z meldunku GPS nie starszego niż dwie minuty, więc punkt powstaje w miejscu, w którym znajduje się wykonawca, a nie tam, gdzie wydaje mu się, że stał kilkanaście minut wcześniej.
Takie ograniczenie jest celowe. W przypadku inwentaryzacji prowadzonej przez wykonawców wartością zgłoszenia jest właśnie to, że informacja powstaje w terenie. Lokalizacja nie jest później odtwarzana z pamięci, wiadomości ani fotografii, tylko pochodzi z miejsca, w którym znajdowała się osoba zgłaszająca obiekt.
Koordynator widzi zgłoszenie w chwili, w której ono powstaje
W tradycyjnym obiegu informacji pomiędzy znalezieniem problemu a pojawieniem się go na właściwej mapie może minąć kilka godzin albo kilka dni. Wykonawca musi najpierw przekazać wiadomość, ktoś po stronie zleceniodawcy musi ją odczytać, a następnie przepisać informacje do narzędzia, w którym prowadzony jest plan. Każdy z tych etapów jest miejscem, w którym zgłoszenie może się zatrzymać.
Przy zgłoszeniu dodanym przez wykonawcę obiekt pojawia się na mapie koordynatora od razu. Nie wymaga to odświeżania strony ani ręcznego przenoszenia informacji. Jeżeli ekipa podczas pracy znajdzie nielegalnie pozostawione odpady, uszkodzony element infrastruktury albo dodatkowy zakres wymagający uwagi, koordynator może zobaczyć nowy punkt na planie w momencie, gdy zostanie on zgłoszony.
Zmienia to przede wszystkim jakość informacji. W jednym miejscu znajduje się lokalizacja pochodząca z GPS, nazwa obiektu, opis sytuacji oraz — jeśli wykonawca je dodał — zdjęcia z miejsca. Nie trzeba już dopasowywać fotografii z komunikatora do punktu ręcznie naniesionego później na mapę.
Zdjęcia z takich zgłoszeń korzystają ze wspólnej puli zdjęć organizacji. Jedno udostępnienie może przesłać maksymalnie sześćdziesiąt zdjęć w ciągu godziny, co przy planowaniu sposobu wykorzystania tej funkcji przez większe ekipy również warto brać pod uwagę.
Na mapie zostaje informacja o tym, skąd pochodzi obiekt
Jeżeli plan jest rozwijany przez dłuższy czas, po kilku tygodniach może zawierać zarówno elementy wprowadzone wcześniej przez zespół, jak i obiekty znalezione przez wykonawców podczas pracy. Bez rozróżnienia tych dwóch źródeł szybko pojawiłoby się pytanie, które punkty są częścią przygotowanej wcześniej inwentaryzacji, a które zostały zgłoszone później z terenu.
Dlatego obiekty dodane przez wykonawców otrzymują osobne oznaczenie w postaci symbolu kasku. Oznaczenie pozostaje przy obiekcie na stałe, więc już podczas przeglądania mapy można odróżnić elementy przygotowane przez zespół od tych, które pojawiły się w wyniku pracy terenowej. Po otwarciu obiektu koordynator widzi dodatkowo nazwę wykonawcy, który go zgłosił.
To niewielka informacja, ale ważna z punktu widzenia wiarygodności planu. Po kilku miesiącach nie trzeba odtwarzać z korespondencji, skąd wziął się konkretny punkt. Na planie pozostaje informacja, że obiekt został dodany z terenu i przez którego wykonawcę.
Jednocześnie zgłoszenia te nie trafiają do zwykłego planu publicznego udostępnianego szerszej grupie odbiorców. Pozostają w relacji pomiędzy zleceniodawcą a wykonawcą. Dzięki temu robocza informacja z terenu nie staje się automatycznie częścią widoku przeznaczonego dla osób, które mają jedynie oglądać publicznie udostępniony plan.
Każdy wykonawca pracuje na własnych zgłoszeniach
Przy kilku firmach obsługujących ten sam teren łatwo byłoby stworzyć kolejny problem, gdyby wszystkie ekipy widziały i mogły modyfikować nawzajem swoje zgłoszenia. Firma odpowiedzialna za zieleń nie potrzebuje pełnego obrazu obiektów dodawanych przez wykonawcę zajmującego się innym zakresem. Nie powinna też przypadkowo poprawić lub usunąć jego informacji.
Dlatego wykonawca korzystający z udostępnionego planu widzi wyłącznie obiekty, które sam zgłosił. Nie ma wglądu w zgłoszenia dodane przez pozostałych wykonawców. Koordynator zachowuje natomiast widok potrzebny do zarządzania informacjami pochodzącymi z różnych ekip.
Wykonawca może wrócić do własnego obiektu, poprawić jego nazwę lub notatkę albo usunąć zgłoszenie, jeśli zostało dodane omyłkowo. Pozwala to skorygować błąd bez angażowania koordynatora w każdą drobną zmianę, ale odpowiedzialność wykonawcy kończy się na informacjach, które sam wprowadził.
Taki podział ma znaczenie szczególnie tam, gdzie ten sam plan jest punktem odniesienia dla kilku podmiotów zewnętrznych. Z perspektywy wykonawcy pozostaje czytelny zakres jego własnych zgłoszeń, a z perspektywy koordynatora informacje nadal trafiają na wspólną mapę.
Własne zgłoszenie można poprawić, ale nie usunąć go spod zaplanowanej pracy
Informacja znaleziona w terenie może szybko przestać być tylko obserwacją. Jeżeli wykonawca zgłosi uszkodzoną ławkę, koordynator może uznać, że wymaga ona naprawy i powiązać ten obiekt z pracą w harmonogramie. Od tego momentu na zgłoszeniu zaczyna polegać kolejny etap organizacji.
W takiej sytuacji wykonawca nie może już samodzielnie usunąć obiektu. Próba usunięcia kończy się komunikatem z informacją, że obiekt został wykorzystany w harmonogramie i należy skontaktować się ze zleceniodawcą. Dzięki temu punkt, do którego przypisano już pracę, nie znika z planu tylko dlatego, że osoba, która pierwotnie go zgłosiła, postanowiła usunąć własny wpis.
To rozdziela dwie odpowiedzialności. Wykonawca nadal odpowiada za swoje zgłoszenie i może je poprawiać, dopóki jest ono informacją z terenu. Kiedy koordynator wykorzysta je jako podstawę do zaplanowania dalszej pracy, obiekt staje się częścią procesu, od którego zależą już inne ustalenia.
W praktyce chroni to harmonogram przed sytuacją, w której jego pozycja traci obiekt źródłowy bez wiedzy osoby zarządzającej pracami. Zmiana nadal jest możliwa, ale wymaga kontaktu pomiędzy stronami zamiast jednostronnego usunięcia informacji.
Inwentaryzacja może powstawać przy okazji zwykłej pracy
Klasyczna inwentaryzacja terenu często jest osobnym zadaniem. Trzeba wysłać ludzi, zebrać informacje, zrobić zdjęcia, opisać lokalizacje, a później przenieść wyniki do właściwej mapy lub rejestru. Tymczasem wiele z tych informacji i tak jest zauważanych przez osoby, które każdego dnia pracują w terenie.
Ekipa kosząca trawę przechodzi obok ławek, koszy i drzew. Osoby obsługujące odpady regularnie odwiedzają te same punkty miasta. Wykonawcy utrzymujący infrastrukturę widzą jej stan podczas realizacji własnych zleceń. Jeżeli mogą od razu zostawić na planie informację o tym, co znaleźli, część inwentaryzacji zaczyna powstawać jako efekt codziennej pracy, a nie oddzielna akcja organizowana raz na jakiś czas.
Nie oznacza to, że każde spostrzeżenie z terenu automatycznie staje się zadaniem do wykonania. Koordynator nadal decyduje, którym wykonawcom daje możliwość dodawania obiektów i co później robi z otrzymanymi informacjami. PlanPlace zapewnia w tym przypadku wspólne miejsce, w którym obserwacja z terenu może zostać zapisana wraz z lokalizacją, opisem, zdjęciem i informacją o autorze.
Dotąd plan najczęściej odpowiadał na pytanie, co ekipa ma zastać i zrobić w konkretnym miejscu. Teraz może również zapisywać to, czego koordynator nie był w stanie przewidzieć przed rozpoczęciem pracy. Informacja przestaje wracać z terenu jako zdjęcie bez kontekstu i opis miejsca odtwarzany z pamięci. Zostaje na tej samej mapie, na której organizowana jest praca, a z czasem tworzy coraz pełniejszy obraz tego, co faktycznie znajduje się w terenie.
