Wenn sich die Lage in einer Stadt von Stunde zu Stunde verändert, fehlt es oft nicht an Informationen. Das Problem ist vielmehr, dass jeder mit einer anderen Version davon arbeitet.
Die Einsatzkräfte nutzen vielleicht eine Karte vom Morgen. Das Krisenmanagement hat bereits eine neuere Datei. Ein Auftragnehmer hat einen Screenshot mit dem vorgesehenen Ablageort für Sandsäcke erhalten. Inzwischen ist jedoch eine Straße gesperrt, der Sammelpunkt muss verlegt werden und ein Team vor Ort meldet einen weiteren Bereich, der gesichert werden muss.
Bei Hochwasser, Sturm, größeren Störungen der Infrastruktur oder der Vorbereitung einer Evakuierung verändert sich der Raum schneller als die dazugehörigen Dokumente. Jede weitere PDF-Datei oder Tabelle beschreibt deshalb nur noch einen Teil der aktuellen Situation.
PlanPlace kann in einem solchen Fall als gemeinsamer operativer Plan dienen. Es ersetzt weder Rettungssysteme noch Warnkanäle für die Bevölkerung. Es hilft jedoch dabei, zu ordnen, wo etwas passiert, welche Arbeiten nötig sind, wer dafür verantwortlich ist und wie die aktuelle Lage an die Teams vor Ort weitergegeben werden kann.
In einer Krise reicht eine Adressliste schnell nicht mehr aus
Eine Krisensituation spielt sich immer an konkreten Orten ab. Es genügt nicht zu wissen, dass die Uferstraße betroffen ist. Man muss auch wissen, welcher Abschnitt überflutet ist, wo die Durchfahrt endet, von welcher Seite ein Team anfahren kann und wohin Material genau geliefert werden soll.
Bei einer Evakuierung ist es ähnlich. Die Angabe „Sammelpunkt an der Schule“ ist zu ungenau, wenn es dort drei Eingänge, einen Parkplatz und einen eigenen Hof gibt. Auf der Karte lassen sich der Sammelbereich, der Haltebereich für Busse und die vorgesehene Fahrzeugroute getrennt markieren.
In PlanPlace kann ein gefährdetes Gebiet als Zone, ein gesperrter Straßenabschnitt als konkrete Strecke und ein medizinischer Punkt, ein Lagerplatz für Sandsäcke oder der Arbeitsort eines Teams als Objekt auf der Karte dargestellt werden.
So muss nicht jeder Standort immer wieder mit Worten erklärt werden. Alle beziehen sich auf denselben Ort.
Ein Plan verbindet Informationen, die sonst in mehreren Dateien landen
Bei einem größeren Einsatz verteilen sich Informationen sehr schnell. Es gibt eine Liste mit Straßensperrungen, einen separaten Plan für die Teams, an anderer Stelle eine Übersicht über das Material, während die neuesten Absprachen in E-Mails und Messenger-Nachrichten landen.
Schwierig wird es, sobald jemand die gesamte Lage auf einmal verstehen muss.
In einem PlanPlace-Plan können Gefahrenzonen, Umleitungen, Sammelpunkte, Arbeitsorte, Absperrungen, Ausrüstung und temporäre Infrastruktur zusammengeführt werden. Es geht nicht darum, alles gleichzeitig anzuzeigen, sondern darum, dass sich alle Informationen auf dieselbe Karte beziehen.
Das ist besonders wichtig, wenn sich etwas ändert. Wenn die Sperrung einer Straße die Route eines Auftragnehmers oder die Erreichbarkeit eines Hilfspunkts beeinflusst, ist dieser Zusammenhang im Gesamtplan sichtbar. Mehrere Dokumente müssen nicht mehr miteinander verglichen werden, um herauszufinden, welches zuletzt aktualisiert wurde.
Die auf der Karte eingetragenen Objekte bilden zugleich eine Liste. Dadurch müssen sie nicht erneut in eine separate Tabelle übertragen werden, nur um eine Übersicht über den Plan zu erhalten.
Die Karte zeigt wo, Aufgaben zeigen was dort passieren soll
Ein Problem auf der Karte zu markieren, organisiert die Arbeit noch nicht.
Wenn an einem bestimmten Deichabschnitt Sandsäcke ausgelegt werden müssen, braucht jemand diesen Auftrag. Wird eine Straße gesperrt, müssen Absperrungen und Beschilderungen aufgestellt werden. Entsteht ein Sammelpunkt, muss ihn jemand bis zu einer bestimmten Uhrzeit vorbereiten.
In PlanPlace können Aufgaben mit konkreten Orten auf der Karte verknüpft und in einen Zeitplan aufgenommen werden. Der Koordinator sieht dadurch nicht nur, wo ein Problem besteht, sondern auch, was zu tun ist und wer für diesen Bereich zuständig ist.
Wenn mehrere Teams gleichzeitig arbeiten, macht das einen großen Unterschied. Statt einer Karte und einer separaten Aufgabenliste entsteht ein Plan, in dem Raum und Arbeit miteinander verbunden sind.
Auftragnehmer brauchen den aktuellen Plan, nicht noch eine PDF-Datei
In einer dynamischen Lage wird eine Datei sehr schnell veraltet. Eine PDF vom Morgen kann auch Stunden später noch auf dem Smartphone eines Auftragnehmers liegen, obwohl sich Zufahrt oder Arbeitsumfang bereits geändert haben.
Statt immer neue Dokumentversionen zu verschicken, kann der Plan in PlanPlace per Link freigegeben werden. Der Auftragnehmer öffnet die aktuelle Ansicht, ohne ein Konto anlegen zu müssen. Der Link kann mit einem Passwort geschützt und abgeschaltet werden, sobald der Zugriff nicht mehr benötigt wird.
Der Unterschied ist einfach: Der Auftragnehmer bekommt keine Kopie des Plans aus einem bestimmten Moment. Er erhält Zugriff auf einen Plan, den das Team weiterhin aktualisieren kann.
Eine Änderung durch den Koordinator muss deshalb nicht automatisch eine weitere E-Mail mit einem neuen Anhang auslösen.
Informationen aus dem Gelände können direkt auf die Karte zurückkommen
Auch ein gut vorbereiteter Plan kann nicht alles vorhersagen. Die Menschen vor Ort sehen oft als Erste, dass eine Straße nicht mehr passierbar ist, sich eine neue Wasserfläche gebildet hat oder ein zuvor gewählter Standort nicht mehr genutzt werden kann.
Kommt diese Information nur telefonisch zurück, beginnt das gleiche Problem von vorn. Ein Foto landet im Messenger, der Ort wird als „hinter der Brücke bei der zweiten Einfahrt“ beschrieben und der Koordinator muss ihn später auf der Karte suchen.
In PlanPlace kann ein Auftragnehmer, der die entsprechende Berechtigung erhalten hat, ein vor Ort gefundenes Objekt direkt zum Plan hinzufügen. Die Situation kann beschrieben und mit Fotos ergänzt werden, während die Position der Meldung vom tatsächlichen Standort der Person stammt.
Der Koordinator sieht das neue Objekt sofort im Plan und entscheidet anschließend, was daraus wird. Es kann eine reine Information zur Lage bleiben oder zur Grundlage für eine weitere Aufgabe werden.
Damit funktioniert der Plan nicht mehr nur in eine Richtung. Der Koordinator gibt den Teams ein aktuelles Lagebild, während Wissen aus dem Gelände auf dieselbe Karte zurückfließen kann.
Auch Einwohner können sehen, was sich für sie tatsächlich ändert
In einer Krisensituation sollten bestimmte Informationen nicht nur Einsatzteams und Auftragnehmer erreichen, sondern auch die Einwohner. Eine gesperrte Straße, eine geänderte Umleitung, ein neuer Sammelpunkt oder ein verlegter Hilfspunkt lässt sich auf einer Karte oft schneller erfassen als in einer langen Textmeldung.
PlanPlace ermöglicht es auch, einen Plan öffentlich zu teilen. Einwohner können dadurch die aktuelle Lage von Punkten, Zonen und Routen sehen, ohne Zugriff auf interne Arbeitsinformationen des Teams zu erhalten. Interne Kommentare, Notizen und Aufgaben müssen nicht Teil dieser Ansicht sein.
Das ist wichtig, weil ein Plan für Einwohner eine andere Aufgabe hat als der operative Plan. Er muss nicht den gesamten internen Arbeitsablauf der Verwaltung oder der Einsatzkräfte zeigen. Er sollte vor allem praktische Fragen beantworten: Wo ist eine Durchfahrt möglich, wo befindet sich der Sammelpunkt, welcher Bereich ist gesperrt und was hat sich seit der letzten Mitteilung geändert?
Eine solche Ansicht ersetzt keine offiziellen Warnungen oder Mitteilungen der Kommune. Sie kann diese jedoch sinnvoll ergänzen, besonders wenn eine reine Liste von Straßennamen kein klares Bild der Lage vermittelt.
Entscheidend ist ein Ort, der sich mit der Situation verändert
In einer Krise lässt sich kein Plan erstellen, der den ganzen Tag unverändert richtig bleibt. Eine Gefahrenzone kann sich verschieben, eine Umleitung kann ausfallen und nach Meldungen aus dem Gelände können neue Aufgaben entstehen.
Das Problem sind nicht die Veränderungen selbst. Problematisch wird es, wenn jede Änderung ein neues Dokument erzeugt.
Nach einigen Stunden entstehen Dateien wie „aktuell“, „aktuell 2“, „korrigiert“ oder „Version nach 16 Uhr“. Dann besteht ein Teil der Koordinationsarbeit darin, herauszufinden, wer das richtige Material erhalten hat.
Bei einem gemeinsamen Plan wird nur das geändert, was sich tatsächlich geändert hat. Eine Straße wird gesperrt — der Plan wird aktualisiert. Der Sammelpunkt wird verlegt — seine Position ändert sich. Ein Team meldet ein neues Problem — es erscheint auf derselben Karte.
Genau hier liegt der größte Nutzen von PlanPlace. Raum, Aufgaben, Zeitplanung, Auftragnehmer und Informationsweitergabe bleiben an einem Ort. Statt das aktuelle Lagebild aus Telefonaten, Tabellen, PDFs und Nachrichten zusammenzusetzen, kann das Team auf einem gemeinsamen Plan arbeiten, der sich mit der Situation vor Ort verändert.
