Auf der Karte wirkt ein Straßenlauf einfach. Strecke, Start, Ziel, ein paar Wasserstellen – fertig.
In der Praxis ist eine Sportveranstaltung in der Stadt deutlich komplexer, weil die Strecke durch Flächen führt, die sonst von Anwohnern, öffentlichem Nahverkehr, Lieferdiensten und Einsatzkräften genutzt werden.
Hinzu kommt die Zeit. Dieselbe Straße kann um 7:00 Uhr geöffnet, um 9:00 Uhr gesperrt und zwei Stunden später wieder freigegeben sein.
Ein Plan für eine Sportveranstaltung sollte deshalb nicht nur zeigen, wo etwas liegt, sondern auch, wann welcher Zustand gilt.
Genau hier stößt eine statische Zeichnung an ihre Grenzen.
Die Strecke ist nur der Anfang
Die Strecke selbst einzuzeichnen dauert meist nicht besonders lange.
Die eigentliche Arbeit beginnt danach.
Für jeden Abschnitt müssen konkrete Fragen beantwortet werden:
- Wo kreuzt die Strecke wichtige Straßen und Kreuzungen?
- Können Anwohner ihre Grundstücke weiterhin verlassen?
- Wo entstehen Engstellen?
- Wie kommt ein Rettungswagen durch?
- Wo werden Helfer eingesetzt?
- Wie werden Übergänge abgesichert?
- Wo können Wasserstellen eingerichtet werden?
- Wo können Zuschauer sicher stehen?
Probleme entstehen, wenn die Strecke auf einer Karte liegt, die Kreuzungsliste in einer Tabelle, der Helferplan in einer anderen Datei und Absprachen zu Umleitungen in Nachrichten.
Nach der ersten Streckenänderung beginnt die manuelle Suche danach, was noch angepasst werden muss.
In PlanPlace kann die Karte die zentrale Referenz bleiben. Eine Kreuzung kann eigene Informationen, Aufgaben und Kommentare enthalten, während das gesamte Team die aktuelle Strecke sieht.
Statt in einer Nachricht „die Kreuzung bei Kilometer 8“ zu beschreiben, arbeitet man direkt am konkreten Ort.
Die Stadt verändert sich am Veranstaltungstag mehrfach
Bei einem Straßenlauf ist der Raumplan gleichzeitig ein Zeitplan.
Um 6:00 Uhr wird die Beschilderung aufgebaut. Um 8:00 Uhr werden die ersten Straßen gesperrt. Um 10:00 Uhr laufen auf einem Abschnitt bereits Teilnehmer, während frühere Abschnitte möglicherweise schon für die Wiederöffnung vorbereitet werden.
Wer alle Zustände auf eine Zeichnung legt, erhält schnell einen Plan, den niemand auf einen Blick versteht.
In PlanPlace lassen sich die einzelnen Phasen des Tages auf separate Ebenen aufteilen.
Zum Beispiel:
- eine Ebene vor den Straßensperrungen
- eine Ebene während des Laufs
- eine Ebene für die Schlussphase
- eine Ebene für Abbau und Wiederfreigabe
Das Team sieht dadurch nicht mehrere übereinandergelegte Zustände, sondern kann zwischen klar definierten Phasen wechseln.
Besonders bei temporärer Verkehrsführung ist das hilfreich: Hier zählt nicht nur, wo eine Absperrung oder ein Schild steht, sondern auch, wann es aufgestellt und wieder entfernt werden soll.
Weniger Tabellen, mehr Informationen direkt an der Strecke
Bei einem größeren Lauf wächst die Zahl der Punkte entlang der Strecke schnell.
Dazu gehören beispielsweise:
- Verpflegungsstellen
- Wasserstellen
- Sanitätspunkte
- Toiletten
- Zeitmesspunkte
- Helfer
- Kampfrichter
- Zuschauerzonen
- Schilder und Absperrungen
- Kilometermarkierungen
- Gepäckabgabe und technische Bereiche
Jedes dieser Elemente hat nicht nur einen Standort, sondern zusätzliche Informationen.
Eine Wasserstelle benötigt vielleicht eine bestimmte Zahl an Tischen und Helfern. Ein Sanitätspunkt braucht Fahrzeugzugang. An einer Kreuzung müssen eine bestimmte Zahl Helfer und eine Sperrzeit hinterlegt sein.
In PlanPlace können diese Angaben direkt am Objekt auf der Karte gespeichert werden.
Der Plan ist damit nicht nur ein Bild, sondern eine Arbeitsgrundlage mit den wichtigsten Eventdaten.
Start und Ziel: Hier entsteht am leichtesten Chaos
Der Start- und Zielbereich ist meist der am stärksten beanspruchte Teil der Veranstaltung.
Auf relativ kleiner Fläche müssen unter anderem Platz finden:
- Wettkampfbüro
- Gepäckabgabe
- Startblöcke
- Aufwärmbereich
- Zeitmessung
- Wasser
- Medaillen
- Regenerationsbereich
- Bühne
- Gastronomie
- Medien
- Toiletten
- Organisationsbereich
Deshalb lohnt es sich, diesen Bereich als eigenen Detailplan zu behandeln.
In PlanPlace kann er genauer ausgearbeitet und laufend darauf geprüft werden, ob sich einzelne Elemente gegenseitig behindern.
Drei Wege sind besonders wichtig:
Teilnehmer vor dem Start – Eingang, Gepäckabgabe, Startsektor,
Teilnehmer nach dem Ziel – Medaille, Wasser, Regeneration, Gepäck, Ausgang,
Zuschauer – Zugang zu Zuschauerflächen, ohne den Teilnehmerfluss zu kreuzen.
Wenn sich alle drei Gruppen an einer engen Stelle treffen, ist das Problem bereits auf dem Plan sichtbar – nicht erst am Veranstaltungstag.
Absperrgitter und Infrastruktur sollten nicht separat gezählt werden
Bei einer Sportveranstaltung kann Infrastruktur über viele Kilometer verteilt sein.
Absperrgitter, Toiletten, Beschilderung und technische Punkte lassen sich in der ersten Version noch leicht zählen. Nach mehreren Änderungen wird es schwieriger, die Zahlen aktuell zu halten.
In PlanPlace fließen die Objekte auf der Karte in das Verzeichnis ein. Dadurch basiert die Übersicht direkt auf dem aktuellen Aufbau.
Wird ein abgesicherter Abschnitt länger oder kommen weitere Elemente hinzu, muss die Karte nicht mehr manuell mit einer Bestelltabelle verglichen werden.
Das Verzeichnis kann exportiert und an Lieferanten oder die technische Crew weitergegeben werden.
Gerade bei Veranstaltungen, deren Infrastruktur über die ganze Stadt verteilt ist, ist das besonders hilfreich.
Ein Helfer sollte genau wissen, wo er stehen muss
Sportveranstaltungen arbeiten oft mit vielen Personen, die nur für einen Tag zusammenkommen.
Der Veranstalter kann deshalb nicht davon ausgehen, dass jeder das Gelände kennt oder alle Absprachen erinnert.
„Stell dich an die zweite Kreuzung hinter dem Kreisverkehr“ klingt bei der Einweisung vielleicht eindeutig. Am Veranstaltungstag muss es das nicht sein.
Praktischer ist eine Aufgabe, die direkt an einem konkreten Punkt auf der Karte hängt.
In PlanPlace können Aufgaben und Kommentare mit Objekten oder Punkten im Plan verknüpft werden. Das Team sieht nicht nur, was zu tun ist, sondern auch genau wo.
Der Aufgabenstatus kann zusätzlich zeigen, ob die Beschilderung bereits steht oder ein Punkt besetzt ist.
Statt einer weiteren Telefonrunde sieht der Veranstalter den Status direkt dort, wo er relevant ist.
Derselbe Plan für Veranstalter, Technik und Streckensicherung
Ein Stadtlauf bindet viele Teams ein:
- Veranstalter
- Sicherheitsdienst
- Sanitätsdienste
- Streckensicherungsfirma
- Helfer
- Technik
- Verkehrsorganisation
Erhält jede Gruppe ein eigenes PDF, muss bei jeder Streckenänderung auch jede Datei aktualisiert werden.
Mit PlanPlace kann das Team auf einem aktuellen Plan arbeiten und externe Beteiligte können über einen Link Zugriff erhalten.
Ein externer Dienstleister muss interne Kommentare oder Aufgaben nicht sehen. Für ihn reicht der aktuelle Stand von Strecke und Infrastruktur.
Der Unterschied wird besonders deutlich, wenn sich am Vortag eine Kreuzung ändert.
Niemand muss mehr prüfen, wer bereits das neue PDF bekommen hat.
Die Änderung steht im aktuellen Plan.
Und bei Veranstaltungen im Stadion?
Bei Veranstaltungen in einem geschlossenen Objekt ändert sich der Aufbau, der Arbeitsprozess bleibt jedoch ähnlich.
Statt Streckenkilometern gibt es:
- Sektoren
- Eingänge
- Pufferzonen
- Fluchtwege
- Sanitätspunkte
- Sicherheitspositionen
- Verkehrswege
Hat das Objekt mehrere Ebenen, können separate Planebenen den einzelnen Etagen oder Bereichen entsprechen.
So bleibt das gesamte Objekt in einem Projekt und muss nicht auf mehrere unabhängige Zeichnungen verteilt werden.
Was sollte vor dem Start geprüft werden?
| Bereich | Was prüfen? |
|---|---|
| Strecke | Sind alle Kreuzungen, Engstellen und Problemzonen markiert? |
| Verkehr | Sind Sperr- und Öffnungsphasen für das Team verständlich? |
| Streckenpunkte | Sind Informationen, Ausstattung und Besetzung hinterlegt? |
| Start und Ziel | Kollidieren Teilnehmer- und Zuschauerströme nicht miteinander? |
| Infrastruktur | Stimmt das Verzeichnis von Absperrgittern, Toiletten und weiteren Elementen mit der Karte überein? |
| Team | Hat jeder wichtige Punkt eine verantwortliche Person? |
| Freigabe | Arbeiten Dienstleister mit der aktuellen Version des Plans? |
Der Streckenplan sollte auch am Veranstaltungstag funktionieren
Eine Karte, die nur zur Präsentation der Strecke erstellt wurde, erfüllt nur einen Teil ihrer Aufgabe.
Am Veranstaltungstag braucht das Team einen Plan, auf dem schnell geprüft werden kann, wo eine Absperrung steht, wer für eine Kreuzung verantwortlich ist, wann die Straße wieder freigegeben werden soll und ob ein technischer Punkt einsatzbereit ist.
PlanPlace verbindet diese Informationen auf einem gemeinsamen Plan.
Die Karte verliert damit nach der Freigabe der Strecke nicht ihren Nutzen. Sie kann bei Vorbereitung, Aufbau, Veranstaltung und Abbau weiterverwendet werden.
Bei einem Straßenlauf ist genau das entscheidend: Nicht nur wissen, wo die Strecke verläuft, sondern alles im Blick behalten, was rund um sie passiert.
