Na mapie bieg uliczny wygląda prosto. Trasa, start, meta, kilka punktów z wodą i gotowe.
W praktyce organizacja wydarzenia sportowego w mieście jest znacznie bardziej złożona, bo trasa przecina przestrzeń, z której na co dzień korzystają mieszkańcy, komunikacja miejska, dostawcy i służby.
Do tego dochodzi jeszcze czas. Ta sama ulica może być dostępna o 7:00, zamknięta o 9:00 i ponownie otwarta dwie godziny później.
Dlatego plan wydarzenia sportowego nie powinien pokazywać wyłącznie tego, gdzie coś się znajduje. Musi również odpowiadać na pytanie kiedy obowiązuje konkretny układ.
I właśnie tutaj zwykły statyczny rysunek zaczyna być niewystarczający.
Trasa to dopiero początek
Samo wytyczenie przebiegu biegu zajmuje stosunkowo niewiele czasu.
Znacznie więcej pracy zaczyna się chwilę później.
Przy każdym odcinku trzeba odpowiedzieć na konkretne pytania:
- gdzie trasa przecina ważne skrzyżowania
- czy mieszkańcy zachowają możliwość wyjazdu
- gdzie pojawią się zwężenia
- którędy przejedzie karetka
- gdzie ustawić wolontariuszy
- jak zabezpieczyć przejścia
- gdzie mogą znaleźć się punkty z wodą
- w którym miejscu publiczność może bezpiecznie obserwować zawody
Problem pojawia się wtedy, gdy trasa jest na jednej mapie, lista skrzyżowań w arkuszu, obsada wolontariuszy w osobnym pliku, a ustalenia dotyczące objazdów w wiadomościach.
Po pierwszej korekcie przebiegu biegu zaczyna się ręczne sprawdzanie, co jeszcze trzeba zmienić.
W PlanPlace punktem odniesienia może pozostać sama mapa. Punkt na skrzyżowaniu może mieć przypisane informacje, zadanie i komentarz, a cały zespół widzi aktualny przebieg wydarzenia.
Zamiast opisywać w wiadomości „skrzyżowanie przy 8 kilometrze”, można pracować bezpośrednio na konkretnym miejscu.
Miasto podczas biegu zmienia się kilka razy w ciągu jednego dnia
Przy wydarzeniach ulicznych plan przestrzeni jest jednocześnie planem czasu.
O 6:00 pojawia się oznakowanie. O 8:00 zamykane są pierwsze ulice. O 10:00 na części trasy biegną już zawodnicy, podczas gdy wcześniejsze odcinki mogą być przygotowywane do otwarcia.
Próba pokazania wszystkich tych stanów na jednym rysunku zwykle kończy się planem, którego nikt nie jest w stanie szybko przeczytać.
W PlanPlace można rozdzielić kolejne momenty wydarzenia na osobne poziomy planu.
Przykładowo:
- poziom przed zamknięciem ulic
- poziom podczas biegu
- poziom dla końcowej części wydarzenia
- poziom pokazujący demontaż i przywracanie ruchu
Dzięki temu zespół nie patrzy na kilka nakładających się wersji oznakowania, tylko przełącza się między konkretnymi etapami.
To szczególnie przydatne przy czasowej organizacji ruchu, gdzie znaczenie ma nie tylko lokalizacja zapory czy znaku, ale także moment, w którym dany element powinien się pojawić i zniknąć.
Mniej arkuszy, więcej informacji bezpośrednio na trasie
Przy większym biegu lista punktów szybko się rozrasta.
Na trasie mogą znaleźć się:
- punkty odżywiania
- punkty nawadniania
- stanowiska medyczne
- toalety
- punkty pomiaru czasu
- wolontariusze
- sędziowie
- strefy kibiców
- znaki i zapory
- kilometraż
- depozyty i zaplecze techniczne
Każdy z tych elementów ma nie tylko lokalizację, ale również własne informacje.
Przy punkcie z wodą może być ważna liczba stołów i osób obsługi. Przy punkcie medycznym — dostęp dla pojazdu. Przy skrzyżowaniu — liczba wolontariuszy i godzina zamknięcia.
W PlanPlace te dane mogą pozostać przy samym obiekcie na mapie.
W praktyce oznacza to, że plan przestaje być tylko obrazkiem. Zaczyna pełnić rolę roboczej bazy informacji o wydarzeniu.
Start i meta: miejsce, w którym najłatwiej o chaos
Strefa startu i mety to zwykle najbardziej intensywnie wykorzystywana część całego biegu.
W stosunkowo małej przestrzeni trzeba zmieścić:
- biuro zawodów
- depozyt
- sektory startowe
- rozgrzewkę
- pomiar czasu
- wodę
- medale
- strefę regeneracji
- scenę
- gastronomię
- media
- sanitariaty
- zaplecze organizatora
Dlatego tę część wydarzenia warto traktować jako osobny plan.
W PlanPlace można rozrysować ją dokładniej i na bieżąco sprawdzać, czy kolejne elementy nie zaczynają ze sobą kolidować.
Najważniejsze są trzy ścieżki:
zawodnik przed startem — wejście, depozyt, sektor,
zawodnik po mecie — medal, woda, regeneracja, depozyt i wyjście,
kibic — dostęp do strefy oglądania bez przecinania ruchu zawodników.
Jeżeli wszystkie trzy grupy spotykają się w jednym wąskim przejściu, problem nie pojawi się dopiero podczas biegu. Jest już widoczny na planie.
Barierki i infrastruktura nie powinny być liczone osobno
Przy organizacji sportowej infrastruktura potrafi być rozłożona na wielu kilometrach.
Barierki, toalety, oznakowanie, punkty techniczne i pozostałe elementy łatwo policzyć podczas pierwszego planowania. Trudniej utrzymać aktualne zestawienie po kilku korektach.
W PlanPlace obiekty znajdujące się na mapie trafiają do spisu, dzięki czemu zestawienie wynika bezpośrednio z aktualnego układu.
Jeżeli zmienia się długość zabezpieczonego odcinka albo dochodzą kolejne elementy, nie trzeba później ręcznie porównywać mapy z tabelą zamówieniową.
Spis można wyeksportować i wykorzystać przy współpracy z dostawcami lub ekipą techniczną.
To szczególnie ważne przy wydarzeniach, gdzie infrastruktura nie znajduje się w jednym punkcie, ale jest rozproszona po całym mieście.
Wolontariusz powinien wiedzieć dokładnie, gdzie ma być
W wydarzeniach sportowych bardzo często pracuje duża liczba osób zaangażowanych tylko na jeden dzień.
To oznacza, że organizator nie może zakładać, że każdy zna teren i wszystkie ustalenia.
„Stań na drugim skrzyżowaniu za rondem” może brzmieć wystarczająco jasno podczas odprawy. W dniu wydarzenia już niekoniecznie.
Znacznie bardziej praktyczne jest przypisanie zadania do konkretnego miejsca na mapie.
W PlanPlace można powiązać zadania i komentarze z obiektami lub punktami planu. Zespół widzi wtedy nie tylko, co ma zostać wykonane, ale również gdzie dokładnie.
Status zadania pozwala dodatkowo sprawdzić, czy oznakowanie zostało ustawione albo czy dany punkt jest już obsadzony.
Zamiast kolejnej rundy telefonów organizator ma informację przy miejscu, którego faktycznie dotyczy.
Ten sam plan dla organizatora, techniki i zabezpieczenia
Bieg miejski angażuje wiele zespołów:
- organizatora
- ochronę
- służby medyczne
- firmę zabezpieczającą trasę
- wolontariuszy
- technikę
- osoby odpowiedzialne za organizację ruchu
Jeśli każda grupa otrzymuje osobny PDF, po zmianie trasy trzeba pamiętać o aktualizacji wszystkich materiałów.
Przy PlanPlace można pracować na jednym aktualnym planie i udostępniać go innym osobom za pomocą linku.
Podmiot zewnętrzny nie musi widzieć wewnętrznych komentarzy czy zadań zespołu. Może dostać po prostu aktualny widok trasy i infrastruktury.
Największa różnica pojawia się wtedy, gdy dzień przed biegiem zmienia się jedno skrzyżowanie.
Nie trzeba zastanawiać się, kto dostał już nowy PDF.
Zmiana jest widoczna na aktualnym planie.
A co z wydarzeniem na stadionie?
Przy zawodach rozgrywanych na obiekcie zamkniętym zmienia się układ, ale sposób pracy pozostaje podobny.
Zamiast kolejnych kilometrów trasy pojawiają się:
- sektory
- wejścia
- strefy buforowe
- drogi ewakuacyjne
- punkty medyczne
- miejsca ochrony
- ciągi komunikacyjne
Jeśli obiekt ma kilka kondygnacji, osobne poziomy planu mogą odpowiadać kolejnym piętrom lub sektorom.
W efekcie cały obiekt pozostaje w jednym projekcie, zamiast być rozdzielony między kilka niezależnych rzutów.
Co warto sprawdzić przed startem?
| Obszar | Co sprawdzić? |
|---|---|
| Trasa | Czy wszystkie skrzyżowania, zwężenia i miejsca problemowe są zaznaczone? |
| Ruch | Czy kolejne etapy zamknięć i otwierania ulic są czytelne dla zespołu? |
| Punkty na trasie | Czy mają przypisane informacje, wyposażenie i obsadę? |
| Start i meta | Czy ruch zawodników i kibiców nie koliduje ze sobą? |
| Infrastruktura | Czy spis barierek, sanitariatów i pozostałych elementów odpowiada mapie? |
| Zespół | Czy każde ważne miejsce ma przypisaną odpowiedzialną osobę? |
| Udostępnianie | Czy wykonawcy korzystają z aktualnej wersji planu? |
Plan biegu powinien działać także w dniu wydarzenia
Mapa przygotowana wyłącznie do prezentacji trasy spełnia swoją funkcję tylko częściowo.
W dniu biegu potrzebny jest plan, na którym można szybko sprawdzić, gdzie stoi zapora, kto odpowiada za skrzyżowanie, kiedy ulica powinna zostać otwarta i czy punkt techniczny jest już gotowy.
PlanPlace pozwala połączyć te informacje z jednym planem.
Dzięki temu mapa nie kończy swojej roli w momencie zatwierdzenia trasy. Może być wykorzystywana przez organizatora podczas przygotowań, montażu, samego wydarzenia i demontażu.
A przy biegu ulicznym właśnie to ma największe znaczenie: nie tylko wiedzieć, którędy prowadzi trasa, ale mieć pod kontrolą wszystko, co dzieje się wokół niej.
