Bei einer Messe ist die reine Flächenaufteilung nur der Anfang.
Jedes Rechteck auf dem Hallenplan hat einen Aussteller, eine Standnummer, eine Fläche, einen Strombedarf, einen Aufbauzeitpunkt und individuelle Absprachen.
Bei zwanzig Ständen lässt sich vieles noch im Kopf und in einer Tabelle verwalten.
Bei zweihundert stellt sich eine ganz andere Frage: Wie stellt man sicher, dass Hallenplan, Ausstellerdaten, Technik und Vertrieb alle mit derselben Version der Veranstaltung arbeiten?
Deshalb ist ein Messeplan schnell mehr als nur eine Zeichnung.
In PlanPlace kann er zum Ort werden, der die Flächenaufteilung mit den Informationen darüber verbindet, wer welche Fläche nutzt und was dort benötigt wird.
Standdaten gehören dorthin, wo der Stand liegt
Auf dem Plan sieht ein Messestand wie ein Rechteck aus.
Für den Veranstalter steckt deutlich mehr dahinter:
- Standnummer
- Aussteller
- Fläche
- Bauart
- Strom
- Wasser
- Internet
- Aufbauzeit
- Ansprechpartner
- zusätzliche technische Anforderungen
Sehr häufig liegt der Hallenplan in einer Datei und all diese Daten in einer separaten Tabelle.
Das funktioniert bis zu den ersten Änderungen.
Ein Aussteller wechselt den Stand. Zwei Flächen werden zusammengelegt. Jemand bucht ein zusätzliches Modul. Die Technik verschiebt eine Verteilung.
Ab jetzt muss jede Änderung mindestens doppelt vorgenommen werden.
In PlanPlace können Informationen direkt mit dem jeweiligen Objekt auf dem Plan verknüpft werden.
Ein Klick auf den Stand zeigt dem Team, wer ihn belegt und welche Absprachen gelten.
Besonders wenn Vertrieb, Technik und Organisation gleichzeitig mit demselben Layout arbeiten, verändert das den Arbeitsprozess deutlich.
Flächenverkauf und Hallenplan sollten nicht getrennt leben
Einer der teuersten Fehler bei großen Messen ist der Verkauf einer Fläche, die auf dem aktuellen Plan gar nicht mehr verfügbar ist.
Das kann sehr leicht passieren.
Der Vertrieb arbeitet mit einer Kartenversion, die Technik mit einer anderen – und am Vortag wurde noch ein Laufweg verschoben.
In PlanPlace können mehrere Personen im selben Projekt arbeiten.
Änderungen sind direkt sichtbar, sodass keine neuen Dokumentversionen herumgeschickt werden müssen.
Ist ein Stand bereits vergeben oder verändert worden, sehen die anderen Personen im Projekt den aktuellen Zustand.
Bei mehreren Hundert Flächen ist das deutlich wichtiger als die reine Möglichkeit, schnell ein Rechteck zu zeichnen.
Der Plan kann direkt eine technische Übersicht erzeugen
Die Technik braucht nicht nur einen Hallenplan.
Sie braucht Antworten auf Fragen wie:
- Wie viele Stände benötigen Strom?
- Wo wird Wasser gebraucht?
- Wie viele Anschlüsse mit bestimmter Leistung gibt es?
- Wo müssen Anschlusspunkte vorbereitet werden?
- Wie viel Infrastruktur muss bestellt werden?
Wenn diese Daten direkt aus den Objekten im Plan stammen, müssen sie nicht manuell in eine weitere Tabelle übertragen werden.
In PlanPlace können Objekte automatisch in ein Verzeichnis einfließen, das anschließend exportiert werden kann.
Die Technik erhält damit eine Übersicht, die tatsächlich dem aktuellen Hallen- oder Geländeplan entspricht.
Ein typisches Problem verschwindet: Die Karte sagt das eine, die technische Tabelle etwas anderes.
Der Hallenaufbau bleibt trotzdem entscheidend
PlanPlace ersetzt keine gute Flächenplanung.
Weiterhin wichtig sind:
- Gangbreiten
- Fluchtwege
- Besucherströme
- Platzierung großer Aussteller
- Ruhebereiche
- Gastronomie
- Ein- und Ausgänge
Der Unterschied besteht darin, dass Entscheidungen zum Layout nicht nur auf der Zeichnung bleiben.
Wenn das Verschieben eines Gangs mehrere Stände verändert, sieht das gesamte Team die Änderung auf derselben Karte.
Der Vertrieb muss nicht separat informiert werden, dass Stand 84 jetzt eine andere Größe hat.
Der aktuelle Plan zeigt es bereits.
Aufbau ist eine völlig andere Veranstaltung als die Messe selbst
Am Tag vor der Öffnung funktioniert eine Messehalle nach völlig anderen Regeln.
Statt Besuchern bewegen sich dort:
- Lieferfahrzeuge
- Gabelstapler
- Montageteams
- Standbauelemente
- Kisten
- Materialien
- Verpackungen
Der endgültige Hallenplan kann perfekt vorbereitet sein – wenn aber alle Aussteller gleichzeitig an dasselbe Tor kommen, gerät der Aufbau trotzdem ins Stocken.
Deshalb lohnt es sich, getrennte Varianten zu führen für:
Aufbau,
Veranstaltung,
Abbau.
In PlanPlace können sie als separate Ebenen innerhalb desselben Projekts geführt werden.
Die Aufbauebene zeigt Lieferwege und Entladezonen. Die Veranstaltungsebene zeigt die endgültigen Stände und Besucherwege. Die Abbauebene zeigt Abholreihenfolge und Ausfahrten.
Drei unabhängige Pläne, deren Hallengeometrie später wieder abgeglichen werden muss, sind nicht erforderlich.
Eine Absprache zu einem Stand sollte beim Stand bleiben
Bei großen Messen entstehen täglich sehr viele kleine Informationen.
„Aussteller 47 braucht noch eine Steckdose.“
„Stand 112 kommt eine Stunde später.“
„Hier können wir kein Banner hängen.“
„Dieser Aussteller ändert seinen Standbau.“
Bleiben solche Informationen ausschließlich in E-Mails und Messengern, verteilen sie sich schnell über die gesamte Organisation.
In PlanPlace kann ein Kommentar oder eine Notiz direkt einem konkreten Standort zugeordnet werden.
Die Technik muss nicht nachfragen, zu welchem Stand eine Information gehört. Sie öffnet das Objekt und sieht den Kontext.
Dasselbe gilt für Aufgaben.
Muss ein zusätzlicher Anschluss vorbereitet werden, kann die Aufgabe direkt am betreffenden Stand hinterlegt werden – inklusive Verantwortlichem und Termin.
Eine Stadtveranstaltung macht den Plan noch komplexer
Ein Markt, Stadtfest oder Weihnachtsmarkt bringt eine zusätzliche Einschränkung mit sich: Die Veranstaltung findet in einem Raum statt, der weiterhin zumindest teilweise als Teil der Stadt funktionieren muss.
Am Platz liegen Geschäfte und Restaurants. Bewohner müssen ihre Gebäude erreichen. Betriebe brauchen Liefermöglichkeiten. Einsatzkräfte müssen durchfahren können.
Hinzu kommen:
- temporäre Anschlüsse
- Generatoren
- Kabelführung
- Abfall
- Schutz des Untergrunds
- provisorische Fahrwege
- Einschränkungen bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen
Auf einem klassischen Plan konzentriert man sich leicht nur auf die Stände.
In PlanPlace können alle unterstützenden Elemente auf derselben Karte eingezeichnet und mit Informationen versehen werden.
So betrachtet die Logistik dieselbe Fläche wie der Vertrieb und die Sicherheitsverantwortlichen.
Ein Aussteller muss nicht alles sehen, was der Veranstalter sieht
Der Veranstalter braucht deutlich mehr Informationen als ein externer Aussteller.
Im internen Projekt können enthalten sein:
- Kommentare
- Aufgaben
- technische Daten
- interne Abstimmungen
- Arbeitsinformationen
Es gibt keinen Grund, all diese Daten jedem Aussteller zu zeigen.
In PlanPlace kann der aktuelle Plan extern über einen Link geteilt werden.
Der Zugriff kann mit einem Passwort geschützt und später deaktiviert werden.
Der Aussteller erhält also genau die Informationen, die er benötigt, während der Veranstalter keine zusätzliche Datei nur zum Ausblenden interner Notizen erstellen muss.
Eine Karte reduziert Rückfragen zwischen Abteilungen
Bei einer großen Messe geht erstaunlich viel Zeit für einfache Fragen verloren:
„Welche Version des Plans ist aktuell?“
„Hat dieser Stand noch 24 m²?“
„Wo steht die Gastronomie jetzt endgültig?“
„Weiß die Technik von der Änderung?“
„Hat der Aussteller die neue Standnummer bekommen?“
Wenn Vertrieb, Technik und Organisation mit demselben Plan arbeiten, verschwinden viele dieser Fragen.
Nicht weil sich das Team mehr merkt.
Sondern weil es sich weniger merken muss – die Informationen stehen im aktuellen Layout.
Was sollte vor der Öffnung geprüft werden?
| Bereich | Was prüfen? |
|---|---|
| Stände | Stimmen Nummerierung, Aussteller und technische Angaben mit der aktuellen Karte überein? |
| Gänge | Gibt es Engstellen oder Sackgassen in den Hauptwegen? |
| Medien | Stimmen Strom-, Wasser- und Internetbedarf mit dem Verzeichnis überein? |
| Aufbau | Vermeiden Lieferwege und Ankunftszeiten Konflikte? |
| Sicherheit | Bleiben Fluchtwege und Zufahrten für Einsatzkräfte frei? |
| Stadtraum | Bleibt der Zugang zu Geschäften, Grundstücken und städtischer Infrastruktur erhalten? |
| Team | Sind Kommentare und Aufgaben den richtigen Ständen zugeordnet? |
Bei vielen Ausstellern wird der Plan zum Zentrum der Organisation
Je größer die Veranstaltung, desto weniger geht es nur darum, eine Halle zu zeichnen.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Verkauf, reale Flächenaufteilung, technische Anforderungen und Ausstellerinformationen synchron zu halten.
PlanPlace bringt diese Elemente an einem Ort zusammen.
Die Karte zeigt die Fläche. Objekte speichern Daten. Das Verzeichnis liefert aktuelle Übersichten. Kommentare und Aufgaben bleiben an konkreten Orten. Ein Freigabelink ermöglicht es, den aktuellen Plan extern zu teilen.
Damit ist der Plan mehr als ein Hallen- oder Lageplan.
Er wird zu einer gemeinsamen Informationsquelle für alle, die an der Veranstaltung arbeiten.
