Przy targach sam układ przestrzeni jest dopiero początkiem.
Każdy prostokąt na planie ma przecież swojego wystawcę, numer, powierzchnię, zapotrzebowanie na energię, godzinę montażu i zestaw indywidualnych ustaleń.
Przy dwudziestu stoiskach można jeszcze próbować utrzymywać wszystko w głowie i arkuszu.
Przy dwustu pojawia się zupełnie inny problem: jak sprawić, żeby mapa, dane wystawców, technika i sprzedaż korzystały z tej samej wersji wydarzenia?
Właśnie dlatego przy targach plan szybko przestaje być tylko rysunkiem.
W PlanPlace może stać się miejscem, które łączy układ hali z informacjami o tym, kto zajmuje daną powierzchnię i czego potrzebuje.
Stoisko powinno mieć dane dokładnie tam, gdzie się znajduje
Na planie stoisko wygląda jak prostokąt.
Dla organizatora oznacza jednak znacznie więcej:
- numer
- wystawcę
- metraż
- rodzaj zabudowy
- energię
- dostęp do wody
- internet
- godzinę montażu
- kontakt do osoby odpowiedzialnej
- dodatkowe wymagania techniczne
Bardzo często mapa znajduje się w jednym pliku, a wszystkie te informacje w osobnym arkuszu.
Działa to do pierwszych zmian.
Wystawca zamienia stoisko. Dwie powierzchnie zostają połączone. Ktoś dokupuje dodatkowy moduł. Technika zmienia lokalizację rozdzielni.
Teraz trzeba pamiętać, żeby każdą zmianę wykonać co najmniej dwa razy.
W PlanPlace informacje mogą być powiązane bezpośrednio z obiektem na planie.
Klikając stoisko, zespół od razu wie, kto je zajmuje i jakie są związane z nim ustalenia.
To zmienia sposób pracy szczególnie wtedy, gdy przy planie działa równocześnie sprzedaż, technika i organizacja.
Sprzedaż powierzchni i plan nie powinny żyć osobno
Jednym z najbardziej kosztownych błędów przy dużych targach jest sprzedanie powierzchni, która na aktualnym planie nie jest już dostępna.
Może się to wydarzyć bardzo prosto.
Handlowiec pracuje na jednej wersji mapy, technika na drugiej, a ktoś dzień wcześniej przesunął ciąg komunikacyjny.
W PlanPlace kilka osób może pracować na wspólnym projekcie.
Zmiany są widoczne na bieżąco, więc nie trzeba wymieniać kolejnych wersji dokumentów.
Jeśli jedno stoisko zostało już zajęte albo zmienione, pozostali pracujący na planie widzą aktualny stan.
Przy kilkuset powierzchniach jest to znacznie ważniejsze niż sama możliwość szybkiego narysowania prostokąta.
Plan może od razu budować zestawienie dla techniki
Dział techniczny nie potrzebuje wyłącznie mapy.
Potrzebuje odpowiedzi na pytania:
- ile stoisk wymaga zasilania
- gdzie potrzebna jest woda
- ile jest punktów o określonym zapotrzebowaniu
- gdzie mają zostać przygotowane przyłącza
- ile elementów infrastruktury trzeba zamówić
Jeżeli dane wynikają bezpośrednio z obiektów na planie, nie trzeba ręcznie przepisywać ich do kolejnego arkusza.
W PlanPlace obiekty mogą trafiać automatycznie do spisu, który później można wyeksportować.
Zespół techniczny dostaje więc zestawienie odpowiadające temu, co naprawdę znajduje się na aktualnym planie hali czy terenu.
To eliminuje bardzo prosty, ale częsty problem: mapa mówi jedno, arkusz techniczny drugie.
Układ hali nadal ma znaczenie
PlanPlace nie zastępuje dobrego projektowania przestrzeni.
Nadal trzeba pilnować:
- szerokości alejek
- dróg ewakuacyjnych
- rozłożenia ruchu
- lokalizacji największych stoisk
- stref odpoczynku
- gastronomii
- wejść i wyjść
Różnica polega na tym, że decyzje dotyczące układu nie pozostają tylko na rysunku.
Jeżeli przesunięcie alejki powoduje zmianę kilku stoisk, cały zespół widzi to na tej samej mapie.
Nie trzeba później informować osobno sprzedaży, że stanowisko numer 84 zmieniło rozmiar.
Ta informacja wynika bezpośrednio z aktualnego planu.
Montaż to zupełnie inne wydarzenie niż same targi
Dzień przed otwarciem hala funkcjonuje według innych zasad.
Zamiast odwiedzających są:
- samochody dostawcze
- wózki widłowe
- ekipy montażowe
- elementy zabudowy
- skrzynie
- materiały
- opakowania
Układ docelowy może być dokładnie zaplanowany, ale jeśli wszyscy wystawcy przyjadą o tej samej godzinie do jednej bramy, montaż i tak szybko stanie.
Dlatego warto przygotować osobne warianty dla:
montażu,
wydarzenia,
demontażu.
W PlanPlace można prowadzić je jako osobne poziomy tego samego projektu.
Na poziomie montażowym widoczne mogą być trasy dostaw i strefy rozładunku. Na poziomie wydarzenia — docelowe stoiska i ciągi dla uczestników. Na poziomie demontażu — kolejność odbioru sprzętu i wyjazdów.
Nie trzeba tworzyć trzech niezależnych planów i później zastanawiać się, czy wszystkie mają tę samą geometrię hali.
Ustalenie dotyczące stoiska powinno zostać przy stoisku
Przy targach codziennie pojawia się ogromna liczba drobnych informacji.
„Wystawca 47 potrzebuje jeszcze jednego gniazda.”
„Stoisko 112 przyjedzie godzinę później.”
„Tutaj nie możemy zawiesić bannera.”
„Ten wystawca zmienia zabudowę.”
Jeśli takie informacje zostają tylko w mailach i komunikatorach, bardzo szybko rozpraszają się po całej organizacji.
W PlanPlace komentarz czy notatkę można przypisać do konkretnego miejsca.
Dział techniczny nie musi więc pytać, którego stoiska dotyczy ustalenie. Otwiera obiekt i widzi kontekst.
To samo można zrobić z zadaniami.
Jeżeli trzeba przygotować dodatkowe przyłącze, zadanie może pozostać przypięte do właściwego stoiska razem z osobą odpowiedzialną i terminem.
Wydarzenie miejskie komplikuje plan jeszcze bardziej
Jarmark, kiermasz czy dni miasta mają dodatkowe ograniczenie: wydarzenie odbywa się w przestrzeni, która nadal musi częściowo funkcjonować.
Na rynku są sklepy i restauracje. Mieszkańcy muszą dostać się do swoich budynków. Lokale potrzebują dostaw. Służby muszą zachować możliwość przejazdu.
Do tego dochodzą:
- przyłącza
- agregaty
- prowadzenie kabli
- odpady
- ochrona nawierzchni
- tymczasowe drogi
- ograniczenia wynikające z zajęcia pasa drogowego
Na zwykłym planie łatwo skupić się wyłącznie na stoiskach.
W PlanPlace wszystkie dodatkowe elementy można zaznaczyć na tej samej mapie i zostawić przy nich potrzebne informacje.
Dzięki temu osoba odpowiedzialna za logistykę patrzy na ten sam teren co osoba zajmująca się sprzedażą stoisk czy bezpieczeństwem.
Wystawca nie musi widzieć tego, co widzi organizator
Organizator potrzebuje znacznie więcej informacji niż podmiot zewnętrzny.
W wewnętrznym projekcie mogą znajdować się:
- komentarze
- zadania
- dane techniczne
- uwagi dotyczące współpracy
- informacje robocze
Nie ma powodu, żeby wszystkie te dane trafiały do każdego wystawcy.
W PlanPlace plan można udostępnić zewnętrznie za pomocą linku, pokazując sam aktualny układ.
Dostęp może być zabezpieczony hasłem i później wyłączony.
Wystawca dostaje więc informację, której faktycznie potrzebuje, a organizator nie musi przygotowywać kolejnego pliku tylko po to, żeby ukryć wewnętrzne notatki.
Jedna mapa ogranicza liczbę pytań między działami
Przy dużych targach bardzo dużo czasu traci się na proste pytania:
„Która wersja planu jest aktualna?”
„Czy to stoisko nadal ma 24 m²?”
„Gdzie finalnie stoi gastronomia?”
„Czy technika wie o zmianie?”
„Czy ten wystawca dostał nowy numer?”
Jeżeli sprzedaż, technika i organizacja korzystają z jednego planu, część tych pytań po prostu znika.
Nie dlatego, że zespół lepiej pamięta ustalenia.
Dlatego, że nie musi ich pamiętać — są widoczne przy aktualnym układzie.
Co warto sprawdzić przed otwarciem?
| Obszar | Co sprawdzić? |
|---|---|
| Stoiska | Czy numeracja, wystawcy i parametry techniczne odpowiadają aktualnej mapie? |
| Alejki | Czy główne ciągi nie mają wąskich gardeł ani ślepych zakończeń? |
| Media | Czy zapotrzebowanie na energię, wodę i internet zgadza się ze spisem? |
| Montaż | Czy trasy dostaw i godziny przyjazdów nie powodują kolizji? |
| Bezpieczeństwo | Czy drogi ewakuacyjne i dojazdy służb pozostają wolne? |
| Teren miejski | Czy zachowano dostęp do lokali, posesji i infrastruktury miejskiej? |
| Zespół | Czy komentarze i zadania znajdują się przy właściwych stoiskach? |
Przy dużej liczbie wystawców plan staje się centrum organizacji
Im większe wydarzenie, tym mniej chodzi o samo narysowanie hali.
Prawdziwym wyzwaniem jest utrzymanie zgodności między tym, co sprzedane, tym, co stoi na planie, tym, czego potrzebuje technika, i tym, co wiedzą wystawcy.
PlanPlace pozwala połączyć te elementy w jednym miejscu.
Mapa pokazuje przestrzeń. Obiekty przechowują dane. Spis daje aktualne zestawienia. Komentarze i zadania utrzymują ustalenia przy konkretnych miejscach. Udostępnienie linkiem pozwala przekazać aktualny plan na zewnątrz.
Dzięki temu plan nie jest tylko rzutem hali czy rynku.
Staje się wspólnym źródłem informacji dla wszystkich osób, które pracują nad wydarzeniem.
